Che sia in ufficio o a casa queste regole per l’organizzazione dei documenti può essere davvero un grande aiuto per trovare quello che serve e vivere uno spazio sereno.
L’ambiente che ci circonda, è un dato di fatto, influisce molto sul morale. Sempre più studi mettono in relazione gli ambienti ordinati come uno dei fattori da cui partire per il benessere mentale, ma anche come il bisogno di organizzare, ripulire e riordinare sia legato alla necessità di trovare anche un ordine e una tranquillità mentali. Tutto, insomma, pur di tenere lontano lo stress.
Ma non solo, perché oltre che sull’umore, l’organizzazione influisce anche sull’operatività; un ufficio ben organizzato, si traduce in ambito lavorativo, in maggiore produttività. Mentre in casa avere la dispensa, come i documenti organizzati permette di risparmiare tempo e anche denaro. Se però organizzare la dispensa può richiedere meno tempo ed essere anche più piacevole, quando si parla di organizzazione dei documenti c’è solo una frase che può venir in mente: che noia!
Niente paura però perché ho sperimentato un metodo che permette di avere tutti i documenti a portata di mano e in ordine, ma soprattutto una volta impostato non farà perdere tempo.
Consigli utili per l’organizzazione dei documenti domestici. Io faccio così
Cinque semplici regole o meglio step che ho seguito e che mi hanno permesso di creare un metodo di archiviazione dei documenti che ha portato a meno stress quando cerco qualcosa, ma anche nel mio caso ad una scrivania in perfetto ordine e bella da vedere.
Il primo step da seguire per l’organizzazione dei documenti domestici è quello di radunare tutti i documenti che si hanno in casa. In questa fase è necessario non solo raccogliere tutto, anche i volantini pubblicitari, ma pensare ad un posto che possa poi ospitare la documentazione che si conserverà: un cassetto, qualche ripiano della libreria, delle mensole e così via.
Il secondo step è quello che gli inglesi chiamano decluttering ovvero buttar via quello che non serve. Lo so, si tratta della parte più lunga e noiosa, ma una volta superato questo scoglio è tutto in discesa. Garantito! Quindi armandosi di un po’ di sana pazienza e qualche busta della spazzatura è bene dare il via all’organizzazione vera e propria. Ogni documento va ricontrollato singolarmente e sempre singolarmente va valutata la sua conservazione; volantini troppo vecchi via, così come bollette che risalgono a 10 anni prima possono finire nella carta straccia o ancora controllare gli scontrini e le eventuali ricevute del bollo auto come anche dichiarazione dei redditi, multe e più in generale documenti sanitari e atti notarili.
Una volta effettuata questa scrematura si passa allo step numero 3: l’archiviazione. Ognuno può ovviamente scegliere il metodo che preferisce io ho deciso di dividere i documenti in quelli che possono essere utili tutti i giorni e quelli che invece vanno conservati perché un giorno, forse, serviranno. Nel primo caso ho comprato degli organizer divisori in cui inserire, per esempio, le bollette sotto-dividendo per acqua, luce, gas e ricevute fiscali (anche loro divisi in mediche e di altro genere, ndr). Nel secondo caso, ha preferito creare una fila di faldoni in cui sono andata ad inserire i documenti, etichettandoli, che hanno una conservazione più lunga (ricevute bollo auto, atti notarili ecc, ndr).
A questo punto resta l’ultimo step e cioè la sistemazione. Una volta inseriti i documenti nelle diverse cartelle o faldoni non resta che andarli a sistemare dove si è deciso e quindi libreria o cassetto della scrivania.
Anche per i documenti digitale c’è un metodo organizzativo
Discorso a parte per i documenti online. Sempre più spesso si ricevono documenti online, dalle bollette alla documentazione fiscale. In questi casi si può decidere di organizzarli sul pc stesso e quindi creando singole cartelle in cui raccogliere, per esempio, le bollette con ricevuta di pagamento. Così si risparmia carta, ma è importante ricordarsi di fare un backup perché i documenti non vanno persi.
In alternativa si può seguire l’iter sopra indicato; si fa decluttering e poi si stampano i documenti necessari e gli si archivia insieme agli altri.
